O Pionie Kwestora
Pion Kwestora - zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym
Główny księgowy – Kwestor
- Rektor zatrudnia głównego księgowego – Kwestora.
- Kwestor może mieć zastępców.
- Kwestor sprawujenadzór nad wszystkimi jednostkami administracji właściwymi w sprawach księgowości oraz ponosi odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń finansowych Uczelni.
- Kwestor w szczególności:
- przygotowuje plan rzeczowo-finansowy;
- sporządza sprawozdanie finansowe;
- sprawuje nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowych;
- odpowiada za rzetelne prowadzenie ewidencji księgowej, w tym wyodrębnionej ewidencji księgowej jednostek Uczelni prowadzących działalność gospodarczą;
- kontaktuje się z instytucjami zewnętrznymi właściwymi dla gospodarki finansowej Uczelni.
- Do zadań Kwestora należy ponadto:
- sporządzanie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego i jego analiza;
- opracowywanie analiz i przedkładanie propozycji systemowych i doraźnych
rozwiązań w sferze gospodarki finansowej, w szczególności analiz ekonomicznych prowadzonej w jednostkach Uczelni działalności gospodarczej wraz z oceną jej konkurencyjności; - kontrasygnowanie umów, zleceń i zamówień oraz innych dokumentów, które powodują powstawanie zobowiązań finansowych Uczelni;
- doskonalenie organizacji pracy podległych jednostek, ewidencji księgowej oraz systemu wewnętrznej informacji finansowej Uczelni;
- organizacja szkoleń oraz bieżący instruktaż w zakresie przepisów dotyczących gospodarki finansowej Uczelni;
- systematyczna analiza stanu finansowego Uczelni, informowanie o nim Rektora i Kanclerza oraz przedstawianie wynikających z niej wniosków.
Zadania Kwestora w stosunku do jednostek organizacyjnych Uczelni
- Kwestor odpowiada za prawidłowość rozliczeń finansowych jednostek organizacyjnych Uczelni, a w szczególności:
- nadzoruje planowanie i rozliczanie wynagrodzeń oraz przychodów i kosztów w ujęciu okresowym i rocznym;
- nadzoruje wydatkowanie środków na pokrycie zobowiązań wynikających z umów przetargowych;
- współpracuje z kierownikami jednostek w zakresie spraw finansowych tych jednostek;
- kontroluje wydatki oraz sprawuje nadzór nad sporządzaniem obowiązującej dokumentacji finansowej jednostek (plan rzeczowo-finansowy, sprawozdanie finansowe, plan zamówień publicznych i inne).
- Kwestor prowadzi monitoring wydatkowania środków finansowych przez jednostki organizacyjne Uczelni oraz informuje kierowników o stanie środków finansowych będących w ich dyspozycji.
Zadania zastępców Kwestora w stosunku do podległych jednostek
Zastępcy kwestora odpowiadają przed Kwestorem za pracę podległych jednostek, a w szczególności:
- nadzorują prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej w zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami oraz windykację należności;
- nadzorują prawidłowość prowadzenia rozrachunków publicznoprawnych (ZUS, Urzędy Skarbowe, jednostki samorządu terytorialnego);
- akceptują dyspozycje bankowe, listy płac i inne dokumenty angażujące środki finansowe bez względu na źródło finansowania;
- informują pracowników Kwestury o zmianach w obowiązujących przepisach;
- uczestniczą w opracowywaniu zasad rozliczeń dotyczących projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych.
Dział Wynagrodzeń i Rozliczeń z Budżetem
- Do podstawowych zadań Działu Wynagrodzeń i Rozliczeń z Budżetem należy sporządzanie list wypłat wynagrodzeń, prowadzenie rozliczeń z budżetem w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.
- Do zadań Działu w szczególności należy:
- sporządzanie list wypłat wynikających z umów o pracę i z umów cywilnoprawnych dla pracowników Uczelni i innych osób;
- obsługa pracowników i byłych pracowników w zakresie wniosków emerytalnych i rentowych, podatkowych i innych, we współpracy z Biurem Spraw Osobowych;
- comiesięczne rozliczanie składek ZUS od wypłat wynagrodzeń osobowych i bezosobowych, sporządzanie deklaracji ZUS oraz innych wymaganych przepisami raportów miesięcznych, a także zaliczek na podatek dochodowy osób fizycznych;
- roczne rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT, IFT-1);
- sporządzanie rocznych deklaracji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R, PIT-8AR);
- kontrola wykorzystania limitu wynagrodzeń na szczeblach zarządzania wynikających z decentralizacji finansów Uczelni;
- sprawozdawczość (GUS, MEiN);
- dokonywanie korekt raportów w wyznaczonym przez ZUS zakresie i terminowe ich przekazywanie;
- sporządzanie analiz i informacji dla władz Uczelni i innych jednostek.
Sekcja ds. Socjalnych
Do zadań Sekcji ds. Socjalnych należy obsługa działalności socjalnej Uczelni, a w szczególności:
- realizacja obowiązków wynikających z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
- prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem i rozliczaniem świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z Regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz obowiązującymi przepisami;
- aktualizacja ewidencji uprawnionych emerytów, rencistów i ich dzieci.
Sekcja Kontrolingu i Budżetowania
- W Sekcji Kontrolingu i Budżetowania na samodzielnych stanowiskach pracy zatrudnieni są pełnomocnicy Kwestora ds. finansowych poszczególnych wydziałów i dyscyplin naukowych.
- Do zadań pełnomocników należy:
- kontrola wydatków wydziału i katedr: zamówień, faktur i innych dokumentów dotyczących spraw finansowych wydziału;
- sporządzanie planu rzeczowo-finansowego wydziału i katedr oraz planu podziału środków na jednostki organizacyjne wydziału, dyscypliny i katedr, a także nadzór nad ich realizacją;
- sporządzanie sprawozdań finansowych wydziału i katedr;
- sporządzanie planu zamówień publicznych wydziału i katedr;
- miesięczna kontrola wykorzystania środków przez wydział i katedry według grup rodzajowych kosztów;
- potwierdzanie zamówień za zakupy, umów, zleceń, ewidencja rozchodów w jednostkach oraz rezerwowanie kwot na ich pokrycie;
- współpraca z dziekanem i kierownikami katedr oraz pozostałymi jednostkami Kwestury i Biurem Spraw Osobowych w zakresie doradztwa finansowego, edukacji finansowej i obiegu informacji.
- Pełnomocnicy zobowiązani są do prowadzenia doradztwa ekonomicznego dla pracowników wydziału i katedr, w szczególności dla dziekanów i kierowników katedr oraz koordynatorów dyscyplin.
Dział Ewidencji Księgowej
Do zadań Działu Ewidencji Księgowej należy prowadzenie ewidencji księgowej Uczelni, a w szczególności:
- kompletowanie dokumentów bankowych, dekretacja, kontrola stanu środków pieniężnych na poszczególnych rachunkach złotowych i walutowych, sporządzanie lokat, prowadzenie dokumentacji tych rachunków, kontrola raportów kasowych i dekretowanie operacji kasowych;
- ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, gruntów własnych oraz w wieczystym użytkowaniu, aparatury specjalnej, środków trwałych niskocennych, księgozbiorów, sporządzanie odpisów amortyzacji i umorzeń;
- ewidencja magazynowa: materiałów, wyrobów gotowych, płodów rolnych, inwentarza żywego oraz uzgadnianie stanów księgowych i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych;
- ewidencja rozrachunków z dostawcami, pracownikami, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń i potrąceń z list płac oraz rozrachunków z odbiorcami, analiza należności przeterminowanych oraz roszczeń spornych;
- rozliczanie zobowiązań i należności w zakresie obrotu walutowego;
- ewidencja i analiza funduszu stypendialnego dla studentów i doktorantów, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, funduszu zasadniczego oraz innych funduszy;
- prowadzenie rejestru sprzedaży VAT, uzgadnianie wszystkich rejestrów VAT oraz sporządzanie deklaracji VAT 7;
- ewidencja rozrachunków publicznoprawnych (ZUS, Urząd Skarbowy);
- prowadzenie rozrachunków ze studentami z tytułu wpłat za studia niestacjonarne i domy studenckie;
- prowadzenie sprawozdawczości w formie jednolitego pliku kontrolnego;
- sporządzanie sprawozdań miesięcznych i rocznych: bilans Uczelni, rachunek wyników, sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych oraz innych wymaganych przepisami;
- sporządzanie wymaganych dokumentów zbiorczych dotyczących Uczelni, w tym Leśnego Zakładu Doświadczalnego w Krynicy-Zdroju.
Dział Limitów i Dekretacji
- Do zadań Działu Limitów i Dekretacji należy całokształt spraw dotyczących limitów w zakresie działalności dydaktycznej i badawczej oraz dekretowanie dokumentów, a w szczególności:
- przyjmowanie dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych do realizacji, sprawdzanie ich poprawności pod względem formalnym i rachunkowym;
- dekretowanie dokumentów według rodzajów kosztów i wprowadzanie do systemu limitów;
- codzienne kompletowanie opracowanych dokumentów finansowych;
- prowadzenie rejestru zakupów obciążonych VAT;
- analiza wydatków w odniesieniu do zatwierdzonego limitu środków i ewidencji księgowej;
- kontrola formalna i rachunkowa list stypendiów doktoranckich i habilitacyjnych oraz kwalifikowanie do właściwych kosztów;
- prowadzenie całokształtu spraw, w tym sprawozdawczość w zakresie rozliczania prac naukowo-badawczych, tj. projektów badawczych własnych, grantów oraz badań zamawianych;
- analiza kosztów w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych;
- sporządzanie etapowych faktur z realizacji prac zamówionych.
- W zakresie realizowanych zadań Dział współpracuje z dziekanatami i kierownikami jednostek organizacyjnych.