O Pionie Kwestora

Pion Kwestora - zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym

    Główny księgowy – Kwestor

1. Rektor zatrudnia głównego księgowego – Kwestora.
2. Kwestor może mieć zastępców.
3. Kwestor sprawujenadzór nad wszystkimi jednostkami administracji właściwymi w sprawach księgowości oraz ponosi odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń finansowych Uczelni.
4. Kwestor w szczególności:

• przygotowuje plan rzeczowo-finansowy;
• sporządza sprawozdanie finansowe;
• sprawuje nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowych;
• odpowiada za rzetelne prowadzenie ewidencji księgowej, w tym wyodrębnionej ewidencji księgowej jednostek Uczelni prowadzących działalność gospodarczą;
• kontaktuje się z instytucjami zewnętrznymi właściwymi dla gospodarki finansowej Uczelni.

5. Do zadań Kwestora należy ponadto:

• sporządzanie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego i jego analiza;
• opracowywanie analiz i przedkładanie propozycji systemowych i doraźnych
  rozwiązań w sferze gospodarki finansowej, w szczególności analiz ekonomicznych prowadzonej w jednostkach Uczelni działalności gospodarczej wraz z oceną jej konkurencyjności;
• kontrasygnowanie umów, zleceń i zamówień oraz innych dokumentów, które powodują powstawanie zobowiązań finansowych Uczelni;
• doskonalenie organizacji pracy podległych jednostek, ewidencji księgowej oraz systemu wewnętrznej informacji finansowej Uczelni;
• organizacja szkoleń oraz bieżący instruktaż w zakresie przepisów dotyczących gospodarki finansowej Uczelni;
• systematyczna analiza stanu finansowego Uczelni, informowanie o nim Rektora i Kanclerza oraz przedstawianie wynikających z niej wnio­sków.

Zadania Kwestora w stosunku do jednostek organizacyjnych Uczelni 

1. Kwestor odpowiada za prawidłowość rozliczeń finansowych jednostek organizacyjnych Uczelni, a w szczególności:

• nadzoruje planowanie i rozliczanie wynagrodzeń oraz przychodów i kosztów w ujęciu okresowym i rocznym;
• nadzoruje wydatkowanie środków na pokrycie zobowiązań wynikających z umów przetargowych;
• współpracuje z kierownikami jednostek w zakresie spraw finansowych tych jednostek;
• kontroluje wydatki oraz sprawuje nadzór nad sporządzaniem obowiązującej dokumentacji finansowej jednostek (plan rzeczowo-finansowy, sprawozdanie finansowe, plan zamówień publicznych i inne).

2. Kwestor prowadzi monitoring wydatkowania środków finansowych przez jednostki organizacyjne Uczelni  oraz informuje kierowników o stanie środków finansowych będących w ich dyspozycji.

Zadania zastępców Kwestora w stosunku do podległych jednostek

Zastępcy kwestora odpowiadają przed Kwestorem za pracę podległych jednostek, a w szczególności:

• nadzorują prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej w zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami oraz windykację należności;
• nadzorują prawidłowość prowadzenia rozrachunków publicznoprawnych (ZUS, Urzędy Skarbowe, jednostki samorządu terytorialnego);
• akceptują dyspozycje bankowe, listy płac i inne dokumenty angażujące środki finansowe bez względu na źródło finansowania;
• informują pracowników Kwestury o zmianach w obowiązujących przepisach;
• uczestniczą w opracowywaniu zasad rozliczeń dotyczących projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych.

Dział Wynagrodzeń i Rozliczeń z Budżetem 

1. Do podstawowych zadań Działu Wynagrodzeń i Rozliczeń z Budżetem należy sporządzanie list wypłat wynagrodzeń, prowadzenie rozliczeń z budżetem w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.
2. Do zadań Działu w szczególności należy:

• sporządzanie list wypłat wynikających z umów o pracę i z umów cywilnoprawnych dla pracowników Uczelni i innych osób;
• obsługa pracowników i byłych pracowników w zakresie wniosków emerytalnych i rentowych, podatkowych i innych, we współpracy z Biurem Spraw Osobowych;
• comiesięczne rozliczanie składek ZUS od wypłat wynagrodzeń osobowych i bezosobowych, sporządzanie deklaracji ZUS oraz innych wymaganych przepisami raportów miesięcznych, a także zaliczek na podatek dochodowy osób fizycznych;
• roczne rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT, IFT-1);
• sporządzanie rocznych deklaracji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R, PIT-8AR);
• kontrola wykorzystania limitu wynagrodzeń na szczeblach zarządzania wynikających z decentralizacji   finansów   Uczelni;  
• sprawozdawczość (GUS, MEiN);
• dokonywanie korekt raportów w wyznaczonym przez ZUS zakresie i terminowe ich przekazywanie;
• sporządzanie analiz i informacji dla władz Uczelni i innych jednostek.

Sekcja ds. Socjalnych 

Do zadań Sekcji ds. Socjalnych należy obsługa działalności socjalnej Uczelni, a w szczególności:

• realizacja obowiązków wynikających z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
• prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem i rozliczaniem świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z Regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz obowiązującymi przepisami;
• aktualizacja ewidencji uprawnionych emerytów, rencistów i ich dzieci.

Sekcja Kontrolingu i Budżetowania 

1. W Sekcji Kontrolingu i Budżetowania na samodzielnych stanowiskach pracy zatrudnieni są pełnomocnicy Kwestora ds. finansowych poszczególnych wydziałów i dyscyplin naukowych.
2. Do zadań pełnomocników należy:

• kontrola wydatków wydziału i katedr: zamówień, faktur i innych dokumentów dotyczących spraw finansowych wydziału;
• sporządzanie planu rzeczowo-finansowego wydziału i katedr oraz planu podziału środków na jednostki organizacyjne wydziału, dyscypliny i katedr, a także nadzór nad ich realizacją;
• sporządzanie sprawozdań finansowych wydziału i katedr;
• sporządzanie planu zamówień publicznych wydziału i katedr;
• miesięczna kontrola wykorzystania środków przez wydział i katedry według grup rodzajowych kosztów;
• potwierdzanie zamówień za zakupy, umów, zleceń, ewidencja rozchodów w jednostkach oraz rezerwowanie kwot na ich pokrycie;
• współpraca z dziekanem i kierownikami katedr oraz pozostałymi jednostkami Kwestury i Biurem Spraw Osobowych w zakresie doradztwa finansowego, edukacji finansowej i obiegu informacji.

3. Pełnomocnicy zobowiązani są do prowadzenia doradztwa ekonomicznego dla pracowników wydziału i katedr, w szczególności dla dziekanów i kierowników katedr oraz koordynatorów dyscyplin.

Dział Ewidencji Księgowej 

Do zadań Działu Ewidencji Księgowej należy prowadzenie ewidencji księgowej Uczelni, a w szczególności:

• kompletowanie dokumentów bankowych, dekretacja, kontrola stanu środków pieniężnych na poszczególnych rachunkach złotowych i walutowych, sporządzanie lokat, prowadzenie dokumentacji tych rachunków, kontrola raportów kasowych i dekretowanie operacji kasowych;
• ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, gruntów własnych oraz w wieczystym użytkowaniu, aparatury specjalnej, środków trwałych niskocennych, księgozbiorów, sporządzanie odpisów amortyzacji i umorzeń;
• ewidencja magazynowa: materiałów, wyrobów gotowych, płodów rolnych, inwentarza żywego oraz uzgadnianie stanów księgowych i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych;
• ewidencja rozrachunków z dostawcami, pracownikami, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń i potrąceń z list płac oraz rozrachunków z odbiorcami, analiza należności przeterminowanych oraz roszczeń spornych;
• rozliczanie zobowiązań i należności w zakresie obrotu walutowego;
• ewidencja i analiza funduszu stypendialnego dla studentów i doktorantów, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, funduszu zasadniczego oraz innych funduszy;
• prowadzenie rejestru sprzedaży VAT, uzgadnianie wszystkich rejestrów VAT oraz sporządzanie  deklaracji VAT 7;
• ewidencja rozrachunków publicznoprawnych (ZUS, Urząd Skarbowy);
• prowadzenie rozrachunków ze studentami z tytułu wpłat za studia niestacjonarne i domy studenckie;
• prowadzenie sprawozdawczości w formie jednolitego pliku kontrolnego; 
• sporządzanie sprawozdań miesięcznych i rocznych: bilans Uczelni, rachunek wyników, sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych oraz innych wymaganych przepisami;
• sporządzanie wymaganych dokumentów zbiorczych dotyczących Uczelni, w tym Leśnego Zakładu Doświadczalnego w Kry­nicy-Zdroju.

Dział Limitów i Dekretacji 

1. Do zadań Działu Limitów i Dekretacji należy całokształt spraw dotyczących limitów w zakresie działal­ności dydaktycznej i badawczej oraz dekretowanie dokumentów, a w szczególno­ści:

• przyjmowanie dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych do realizacji, sprawdzanie ich poprawności pod względem formalnym i rachunkowym;
• dekretowanie dokumentów według rodzajów kosztów i wprowadzanie do systemu limitów;
• codzienne kompletowanie opracowanych dokumentów finansowych;
• prowadzenie rejestru zakupów obciążonych VAT;
• analiza wydatków w odniesieniu do zatwierdzonego limitu środków i ewidencji księgowej;
• kontrola formalna i rachunkowa list stypendiów doktoranckich i habilitacyjnych oraz kwalifikowanie do właściwych kosztów;
• prowadzenie całokształtu spraw, w tym sprawozdawczość w zakresie  rozliczania prac naukowo-badawczych, tj. projektów badawczych własnych, grantów oraz badań zamawianych;
• analiza kosztów w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych;
• sporządzanie etapowych faktur z realizacji prac zamówionych.

2. W zakresie realizowanych zadań Dział współpracuje z dziekanatami i kierownikami jednostek organizacyjnych.